Algemene Contractvoorwaarden SYSTENAS
1. Toelichting
1.1. CHVOR BV is een Belgische onderneming ingeschreven in de KBO onder het nummer 0641.704.389, met zetel te 3850 Nieuwerkerken, Opperstraat 231 en drijft handel onder de benaming ‘Systenas’.
1.2. De webshop van Systenas bevindt zich op de website https://www.systenas.com.
1.3. Via deze webshop kan een Product worden gekocht of kan men zich inschrijven voor een Individuele Coaching, een Groepsessie en/of een Opleiding & Event (hierna gezamenlijk ‘Systenas-activiteit’ geheten).
1.4. Definities gebruikt in deze voorwaarden:
- ‘Product’ verwijst naar fysieke goederen zoals kaartenset, toolkit, beeldje;
- ‘Individuele Coaching’ houdt een 1-op-1 begeleiding in;
- ‘Groepsessie’ verwijst naar een begeleiding in groep zoals groepsbegeleiding, opstellingen, workshops;
- ‘Opleiding & Event’ refereert naar opleidingen, retreats en events.
2. Juridische verhouding
2.1. Op het moment dat de Koper in de webshop op “naar de betaling” klikt of op een andere door Systenas aanvaarde manier zich inschrijft zoals via het Calendly reservatiesysteem voor Individuele Coaching, is de koop definitief gesloten tussen enerzijds de Koper en anderzijds Systenas, behoudens de hieronder vermelde uitzonderingen zoals bij uitoefening van het herroepingsrecht (hierna: ‘Bestelling’).
2.2. Door de Bestelling erkent de Koper deze Algemene Contractvoorwaarden grondig te hebben gelezen, begrepen en aanvaard, en ook voldoende te zijn ingelicht over het voorwerp van de Bestelling o.a. dankzij de productinformatie en -specificaties of de foto’s en illustraties op de website.
2.3. Enkel de Bestelling en deze Algemene Contractvoorwaarden beheersen de contractuele relatie tussen Systenas en de Koper (hierna: ‘Contract’).
2.4. Bij gebruik van software van derde leveranciers (zoals de online betaalservice of online reservatietool) kunnen er bijkomende voorwaarden van toepassing zijn die aanvullend op en ondergeschikt aan het Contract van toepassing zullen zijn ten aanzien van deze derde leveranciers.
3. Herroepingsrecht
3.1. Indien de Koper een consument is en indien de Bestelling gebeurde vanop afstand zoals via de webshop, heeft de Koper het recht om binnen een termijn van 14 (veertien) kalenderdagen vanaf de Bestelling zonder opgave van redenen het Contract te herroepen. Dit herroepingsrecht geldt niet bij een aankoop door een onderneming of als de koop niet gebeurde vanop afstand.
3.2. Het herroepingsrecht kan worden uitgeoefend door een ondubbelzinnige kennisgeving aan Systenas per e-mail.
4. Specifieke afspraken m.b.t. een Systenas-activiteit
4.1. Systenas verbindt zich ertoe om alle zorg te verstrekken die eigen is aan een voorzichtig en redelijk persoon om een kwaliteitsvolle Systenas-activiteit te geven of te organiseren, en is hierbij enkel gehouden tot een inspanningsverbintenis (‘handelen naar best vermogen’). Er is geen garantie op succes of op vooruitzichten op verbeteringen.
4.2. Een Systenas-activiteit is nooit gelijk te stellen aan een medische behandeling of een therapiesessie. Het wordt nooit gegeven door een persoon met een erkenning van een gezondheidszorgberoep.
4.3. Elke deelnemer aan een Systenas-activiteit verbindt zich ertoe om alle nodige informatie of documentatie te bezorgen die nodig is om een Systenas-activiteit te kunnen uitwerken, geven en/of opvolgen.
4.4. Tijdens een Systenas-activiteit mag er geen audio-, foto- en/of beeldmateriaal worden gemaakt door een deelnemer zonder expliciete goedkeuring van Systenas.
4.5. De Koper kan een Systenas-activiteit annuleren. Afhankelijk van de activiteit en het moment waarop wordt geannuleerd, is de volgende tegenprestatie zonder verdere kennisgeving verschuldigd:
| Systenas-activiteit | Moment annulatie | Tegenprestatie |
|---|---|---|
| Individuele Coaching | voor 7 kalenderdagen voor de start nadien |
kosteloos 100% |
| Groepsessie | voor 7 kalenderdagen voor de start nadien |
kosteloos 100% |
| Opleiding & Event | voor 30 kalenderdagen voor de start tussen 30 en 15 kalenderdagen voor de start na 15 kalenderdagen voor de start |
15% 50% 100% |
5. Specifieke afspraken m.b.t. een Product
5.1. Systenas garandeert dat de door haar verkochte Producten in overeenstemming zijn met de aan de Koper verstrekte beschrijving, hoeveelheid, kwaliteit en functies en geschikt zijn waarvoor de Producten gewoonlijk worden gebruikt.
5.2. De wettelijke garantie, zoals opgenomen in de artikelen 1641 e.v. oud BW, is steeds van toepassing. Voor het berekenen van de garantietermijn van twee jaar is het belangrijk om de aankoop- of leveringsdatum te bewijzen. De Koper bewaart daarom best de originele factuur of kopie ervan.
5.3. De Koper stelt Systenas, op straffe van verval, in staat om een deugdelijk onderzoek uit te voeren.
5.4. De Koper dient in ieder geval elk conformiteitsgebrek binnen de twee maanden na de vaststelling ervan te melden aan Systenas, op straffe van verval van het recht om een vordering wegens een conformiteitsgebrek in te stellen.
5.5. Een rechtsvordering m.b.t. een koopvernietigend- of conformiteitsgebrek moet worden ingesteld uiterlijk binnen de twee maanden na de vaststelling van het gebrek, op straffe van verval.
5.6. De Koper verbindt zich ertoe om de bijhorende instructies na te leven teneinde optimaal gebruik te kunnen maken van de Producten en om slijtage te voorkomen.
5.7. De risico’s verbonden aan een retourzending zijn integraal voor de Koper.
5.8. Iedere retourzending moet worden verpakt in overeenstemming met de verzendrichtlijnen (traceerbaar en voldoende beschermd, waarbij de Producten niet vrij kunnen bewegen), die desgewenst per e-mail aan de Koper worden overgemaakt.
5.9. Tenzij anders overeengekomen zijn alle kosten verbonden aan een retourzending voor rekening van de Koper. Uitzonderingen hierop zijn een retour wegens schade aan de Producten op het moment van de levering of ingeval een onjuist Product werd geleverd. De retourkosten worden dan door Systenas vergoed en het vervangende Product wordt zo spoedig mogelijk en gratis verzonden.
5.10. Behoudens wettelijke verplichtingen neemt Systenas geen Producten terug waarvan de aard, de kenmerken of de werking is aangetast. Dit wordt bij ontvangst van de retourzending beoordeeld door Systenas.
6. Prijs en betalingstermijn
6.1. Enkel de prijzen die op het moment van de Bestelling worden vermeld zullen worden toegepast, behoudens manifeste vergissing in de prijsaanduiding. In dat laatste geval behoudt Systenas zich het recht voor om de Bestelling te weigeren en heeft de Koper de mogelijkheid om de nieuwe prijs te aanvaarden, dan wel de Bestelling kosteloos te annuleren.
6.2. De betaling vindt ingeval van een aankoop op afstand zoals via de webshop onmiddellijk plaats via de online betaalservice georganiseerd door een derde leverancier met eigen voorwaarden met betrekking tot de betalingsafhandeling. Andere betalingen gebeuren in overeenstemming met de door Systenas opgegeven werkwijze.
7. Bij niet-betaling
7.1. Wanneer de Koper een consument is en een factuur niet of niet volledig heeft betaald op de vervaldag, zal Systenas kosteloos een herinnering met de wettelijk verplichte informatie versturen naar de Koper via elektronische weg. Indien die Koper de factuur waarvoor een herinnering is gestuurd nog steeds niet heeft betaald binnen de veertien kalenderdagen na de dag waarop de herinnering is verstuurd, wordt het openstaande factuurbedrag (i) vermeerderd met verwijlsinteresten gelijk aan de interest tegen de referentie-interestvoet plus acht procentpunten bedoeld in artikel 5, tweede lid, van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties en (ii) vermeerderd met een schadevergoeding gelijk aan 20 euro als het openstaande saldo lager dan of gelijk is aan 150 euro; gelijk aan 30 euro vermeerderd met 10% van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen 105,01 en 500 euro als het verschuldigde saldo tussen 150,01 en 500 euro is; gelijk aan 65 euro vermeerderd met 5% op het verschuldigde bedrag op de schijf boven 500 euro met een maximum van 2.000 euro als het verschuldigde saldo hoger dan 500 euro is.
7.2. Wanneer de Koper een onderneming is en een factuur niet of niet volledig heeft betaald op de vervaldag, wordt van rechtswege en zonder dat een voorafgaande herinnering nodig is, het openstaand bedrag (i) vermeerderd met een forfaitaire en onverminderbare schadevergoeding gelijk aan 10% van het verschuldigde bedrag, met een minimum van 500 euro, en (ii) vermeerderd met een verwijlinterest gelijk aan de wettelijke intrestvoet zoals vastgesteld in de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.
7.3. Bij niet-naleving van de overeengekomen betalingsvoorwaarden worden alle openstaande facturen onmiddellijk opeisbaar en heeft Systenas het recht, zonder enige ingebrekestelling of gerechtelijke tussenkomst, de verdere prestaties op te schorten ofwel het Contract als ontbonden te beschouwen, onverminderd een aanspraak tot schadeloosstelling.
8. Webshop
8.1. Systenas garandeert niet dat haar website en/of webshop zonder onderbreking of fouten functioneert. De Koper begrijpt en aanvaardt ook dat het onderhoud ervan en/of van de onderliggende IT-infrastructuur oorzaak kan zijn van een tijdelijke buitengebruikstelling ervan.
8.2. Elke kopie, aanpassing, vertaling, bewerking, gebruik of wijziging van een gedeelte of het geheel van de website en van de webshop, onder welke vorm en door welk middel ook, is strikt verboden.
9. Imprevisie en overmacht
9.1. Ingeval het voor Systenas onmogelijk, of veel moeilijker (financieel of anderszins) is geworden bijvoorbeeld wanneer er zich onvoorzienbare en ontoerekenbare wijzigingen voordoen in de omstandigheden, zal Systenas gerechtigd zijn om de Koper te verzoeken dit Contract te heronderhandelen. Tenzij de partijen overeenkomen om de bepalingen van dit Contract te wijzigen binnen een periode van dertig (30) kalenderdagen volgend op het verzoek tot heronderhandeling zal Systenas gerechtigd zijn om de uitvoering van alle of een deel van zijn verplichtingen onder het Contract op te schorten gedurende de periode gespecificeerd in de kennisgeving.
9.2. Indien de nakoming blijvend onmogelijk wordt of ingeval van overmacht, zijn beide partijen gerechtigd om het Contract met onmiddellijke ingang te beëindigen voor dat deel van de verplichtingen dat nog niet is nagekomen.
9.3. Partijen hebben geen recht op vergoeding van de als gevolg van de opschorting of de beëindiging in de zin van dit artikel geleden of te lijden schade.
9.4. Onder overmacht wordt onder meer verstaan tekortkomingen die verband houden met: pandemie, oorlog, overheidsbeslissingen, faillissement van een leverancier, het weer, aardbevingen, brand, stroomstoring, (cyber)criminaliteit, en import- of handelsbeperkingen.
10. Beperkte en uitgesloten aansprakelijkheid
10.1. Indien Systenas een toerekenbare tekortkoming of nalatigheid kan worden verweten, is Systenas enkel gehouden tot een herstel in natura door het opnieuw uitvoeren van de betreffende activiteit of het opnieuw leveren van het product, met uitsluiting van de herstelling van niet-voorzienbare, indirecte of onstoffelijke schade.
10.2. Als herstel in natura niet mogelijk zou zijn, bedraagt de schadevergoeding waartoe Systenas kan aansprakelijk zijn, wat ook de oorzaak, de aard of het voorwerp van de vordering is, maximaal de gefactureerde en door de Koper aan Systenas betaalde bedragen in de periode van twaalf (12) maanden voor het incident. Ingeval de Koper aanspraak meent te kunnen maken op zulk een vergoeding dienen de toerekenbare tekortkoming(en) en de hierdoor geleden schade op tegensprekelijke wijze te worden bewezen.
10.3. Partijen aanvaarden de voormelde beperking van aansprakelijkheid als redelijk gelet op de aard, de omvang en de voorzienbaarheid van de schade.
10.4. Als een bevrijdingsbeding in de zin van artikel 5.89 van het Burgerlijk Wetboek is Systenas niet aansprakelijk voor gevolgschade of voor indirecte schade, waaronder (en dus niet beperkt tot) winstderving, verlies van een kans, verlies van omzet, verlies van gegevens, schade aan reputatie.
10.5. Partijen sluiten uitdrukkelijk uit elkaar en elkaars hulppersonen (zoals bestuurders, werknemers, zelfstandige dienstverleners) op basis van buitencontractuele aansprakelijkheid aan te spreken, ook niet na het einde van het Contract.
10.6. Voormelde bepalingen gelden niet ingeval van (i) bedrog, (ii) opzettelijke fout of (iii) fout wanneer die fout het leven of de fysieke integriteit van een persoon aantast.
10.7. Systenas en haar informatieleveranciers kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor schade ontstaan uit eventuele storingen, onderbrekingen of fouten, evolutie, herstel, controle, onderhoud of technische problemen m.b.t. de webshop omdat het geheel vrijblijvend ter beschikking wordt gesteld aan de Koper voor eigen gebruik.
10.8. De informatie, teksten, foto’s en illustraties waarmee de Producten en/of Systenas-activiteiten worden voorgesteld zijn louter informatief en vormen in geen geval contractuele documenten. Systenas kan niet aansprakelijk worden gesteld in het geval de verstrekte informatie, teksten, foto’s of illustraties fouten of weglatingen bevatten. Systenas waarschuwt de Koper dat, afhankelijk van de tool die wordt gebruikt om de foto’s of illustraties te bekijken, de kleuren, grootte, textuur of het materiaal van de Producten op de website kunnen afwijken van de realiteit en dat Systenas in dat verband op geen enkele manier aansprakelijk kan worden gesteld.
11. Bescherming persoonsgegevens
11.1. Systenas verbindt zich ertoe om de toepasselijke wetgeving in België betreffende bescherming en verwerking van persoonsgegevens (m.i.v. de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer t.o.v. de verwerking van persoonsgegevens en de GDPR) en hun respectievelijke verplichtingen onder deze wetgeving na te leven.
12. Slotbepalingen
12.1. Deze Algemene Voorwaarden zijn origineel opgesteld in het Nederlands en vertaald naar andere talen. Bij conflict tussen deze versies, heeft de Nederlandse versie voorrang.
12.2. Wanneer een beding van dit Contract nietig of onafdwingbaar zou worden verklaard, geheel of gedeeltelijk, blijft het Contract bindend en komen partijen overeen dat het ongeldige of onafdwingbare beding wordt vervangen door een geldig en afdwingbaar beding dat in overeenstemming is met de oorspronkelijke bedoeling van de partijen.
12.3. Enkel het Belgisch recht is van toepassing. Het Weens koopverdrag wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
12.4. Behoudens de andersluidende toepasselijke en dwingende bepalingen in het consumentenrecht en/of het internationaal privaatrecht, zal ieder geschil dat voortvloeit uit of in verband staat met het Contract uitsluitend kunnen behandeld worden door de Belgische ondernemingsrechtbank Antwerpen, afdeling Hasselt.
Versie 04/2026
